東京都台東区浅草で長年、和食料理店を営み「むぎとろ」（すりおろしたとろろ芋の汁を麦飯にかけた名物料理）を通じてお客様に感動を与え、幸せな時間を提供し続ける株式会社浅草むぎとろ様。
今回は、当時システムの入れ替えを担当した代表取締役田中一成様に当時のボンクレのサービスを導入した理由や導入したシステムについて伺いました。
導入の目的： 外注向け販売管理システム※の入れ替え
※外注向け販売管理システムとは
オリジナル商品を電話などでご注文を受けた一般のお客様や、百貨店や通信販売会社、空港売店等に卸す業務
―― ボンクレのサービス導入以前はどのような課題がありましたか。
別のシステム会社に開発してもらったシステムを長年利用しておりましたが、３つの課題がありました。
- お客様へのスピーディーな対応が難しい点
- 旧システムでは今後の業務効率化に対応ができない点
- OSのサポートがすでに切れていた点
1つ目のお客様へのスピーディーな対応が難しい点は、旧システムでは顧客情報等のデータが増えるに伴い、検索や処理のスピードが年々低下していきました。そのため、電話口でお客様対応をするにあたり、データの呼び出しに時間がかかりお客様をお待たせしてしまうケースが、年々増えていきました。
2つ目の旧システムが今後では業務効率化に対応ができない点では、当時課題に挙がっていた掛率や総量を取引先ごと、商品ごとにオペレーターがあ判断しなければならない・データをリアルタイムに共有が出来ない等・売り上げなどの期間集計ができない等ございましたが、旧システムで修正するのは不可能な課題ででした。
そして何より3つ目のサポートが切れていたことにより、システムの入れ替えは必須だと感じておりました。
―― なぜボンクレをご利用いただけたのですか。
最初は既製のパッケージソフトの導入を検討していたので、外国製も含めて様々なパッケージソフトのトライアル版を体験しました。
しかし、お中元やお歳暮の申込用紙といった当社独自の書式や、ギフト商品の届け先までを含めた顧客のデータ処理に対応できるパッケージソフトがどうしても見当たりませんでした。
そのため、当社独自の販売管理システムをフルオーダーで開発することとしました。
その中でもボンクレを選んだ理由は何より開発費が安価だったからです。
独自の外相向け販売管理システムの導入を決めてから、開発可能な企業を数社声掛けをいたしましたが、こちらの予算を提示すると「一桁足りません」という回答ばかりで苦慮していました。
少しでも安価でできないかと考え、既製ソフトをカスタマイズする会社にも声掛けをしましたが権利関係が複雑に絡むためコストがかさみフルオーダーの見積もりと金額は変わりませんでした。
しかし、ボンクレに予算を伝えた際は、予算の範囲内でこちらの要望を最大限実現できるよう努めていただきました。
次にボンクレを選んだ理由は、業務課題や要望をよくヒアリングいただき理解いただいた上で、業務のシステム化による業務改善を提案してくれた点です。
他の企業では残念ながら掘り下げたヒアリングや提案がありませんでした。
最後に、過初に取り組む姿勢が真摯だと実感できたためです。
業務の基盤となるシステム開発のような重要な案件を依頼するには、担当者とも信頼関係を築けなければ、お任せできないと考えておりました。
ボンクレの担当者は非常に真摯で、こちらのメリットになるシステムを開発しようという姿勢が伝わってきました、
社内では当初ボンクレのような無名な企業に重要な案件をお任せするのに、慎重な意見もありました。
しかし、直接やりとりをした私が「この会社であればお任せできる」と自信を持っていたので、最終的にボンクレに依頼することとなりました。
―― システム開発を行う中でこだわったポイントがあれば教えてください。
「スピーディーに反応するシステム」にこだわりました。
旧システムではデータが増えるに伴い、検索や処理のスピードが年々低下していき、結果として電話口でお客様をお待たせしてしまうことが増えていきました。
そのため、「顧客データや取引データが年単位で何件増え、5年後にはデータどのくらい件数になっているのか？」といった部分まで細かくヒアリングを受け、システムの反応が遅くならないようにシミュレーションをきちんとした上で開発に行いました。
―― 出来上がったシステムの感想をお聞かせ下さい。
外注向け販売管理システムをフルオーダーするにあたり8つの条件を求めていました。
- お客様を電話口でお待たせさせない反応スピード
- 手計算・手入力の大幅な削減
- 掛率・値引率・消費税表示・送料等の柔軟な設定
- ギフト商品の発送先まで含めた顧客管理
- 独自書式（お歳暮・お中元申込用紙）、各種統一書式（百貨店、チェーンストア、菓子、チェーンOCR）への対応
- 柔軟な集計機能
- 業務の標準化
この８つの条件すべて満たすシステムができました。
注文やお問い合わせをいただいた際に、瞬時にデータを呼び出し処理ができるので、電話口でお客様をお待たせすることがなくなりました。
商品ごと・取引先ごとの条件に応じて、商品代金や送料が瞬時に自動計算されるようになったので、オペレーターが受注する際に、電卓や手書きメモがほとんど要らなく対応できるようになりました。
データの集計や共有も、柔軟かつリアルタイムにできるようになりました。
ギフト商品の発送先まで含めて、顧客データを管理できます。
当社独自のお歳暮・お中元申込用紙にも、各種統一書式にも、正しく印字できます。
新人でも短期間で操作できるようになり、業務が標準化されました。
結果として業務効率が大幅に向上いたしました。
また、システム完成後も修正には柔軟に対応いただいております。
システムを導入して数週間後、ある取引先との取引で当初想定していなかった条件での価格計算が必要となりました。
ボンクレの担当者に相談したところ、基本的に自動入力されるが必要に応じて変更できるシステムにプログラムを修正いただきました。
結果として、価格計算が自動化されるメリットと、取引条件を柔軟に変更できるメリットの、両方を兼ね備えたシステムになりましたので、当社だけではなくお客様のニーズにも沿ったシステムとなりました。
―― システム導入・入れ替えを検討している企業へのアドバイスはありますか。
既製のパッケージソフトを導入するか、フルオーダーのシステムを開発するかはシステムに仕事を合わせるか、仕事にシステムを合わせるかと意義が同じだと思います。
お客様のニーズに合った提供をする仕事の場合、パッケージソフトに合わせて仕事をするのはなかなか難しいかと思います。
お客様のために守りたい独自のサービスがあり、パッケージソフトでは対応しきれないのであれば、フルオーダーのシステムを検討してみてはいかがでしょうか？
予算の兼ね合いもあるかと思いますので、必要な機能のうち「絶対に譲れない部分」と「ある程度目をつぶってもいい部分」を、はっきりさせておくとよいと思います。