定期的な『不要データ削除』を!

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■はじめに

知的労働のウェイトが増えてきた近年の日本のオフィスでは、不要なデータをいかにして無くすかが重要な経営テーマとなってきています。

ファイルサーバに不要なデータが蓄積されていくと、様々な不効率が生まれます。そして、その不効率は『業務の生産効率』を下げて、『会社の業績』を下げます。

一般的に70%以上が無駄なファイルであると言われています。

 

■不要データメンテナンス例

■3段階のステージによるメンテナンス方法

【第1ステージ】定期的な見直し

各自の義務において、各自の業務範囲データを定期的にOLDフォルダに移行する。そして、OLDフォ  ルダは5年経過後に別媒体に保管。

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【第2ステージ】データライフサイクル

利用されなくなったファイルを日付で整理していく。ファイル名の頭に日付を付けるルール化をしておくと効果的。(例)20150214_ファイル名

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【第3ステージ】定期的なフォルダ移行

基本的なフォルダ構成を決めておき、1~2年に一度はNEWフォルダに切り替える。過去のファイルが必要な時だけNEWフォルダへコピーをするルール化。

 

■ボンクレの見解

複数のファイルの中から、該当するファイルを探し出すまでに掛かる時間を一覧としたものです。

改善前に50個あったファイルを、70%減らし15個にしてから、少ない人で1日10ファイル、多い人で1日30ファイルを探した場合の測定時間の変化です。

不要データを70%減らしたことで、探すファイルが多い人は、1年間で探す時間が400時間も減少することが分かります。

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■関連情報

■新フォルダ構成モデル (情報処理学会発表

従来のフォルダ方式(ボトムアップ)は、期間とともに利便性・探索コストが悪化していくのに比べて、「新フォルダ構造モデル」は探索コストが掛からないため有効とされる。

  第1階層・・・年度フォルダ
  第2階層・・・知識分類フォルダ (※7つの知識カテゴリー)
  第3階層・・・案件フォルダ

 ※7つの知識カテゴリー
 (1)体系化された知識 例:専門分野の知識など
 (2)スキル      例:特許・論文の書き方
 (3)記録       例:これまでの対応状況、研究開発の振り返り
 (4)考え方      例:プロダクトコンセプト、研究戦略
 (5)状況       例:市場競合動向、開発環境
 (6)方法       例:作業標準、事務手続き
 (7)インンデックス  例:人脈リスト、特許リスト、物品収納場所

 

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